La Fundación Mountainbike Utrechtse Heuvelrug coordina a los voluntarios con Socie
«Teníamos un grupo privado en Facebook, pero cada vez nos llegaban más peticiones de voluntarios para salir de ahí».
La Fundación Mountainbike Utrechtse Heuvelrug gestiona doce rutas de bicicleta de montaña en el Utrechtse Heuvelrug. En conjunto, esas rutas forman una red de unos 120 kilómetros de singletrack. Eso requiere mucho mantenimiento, una coordinación clara y un gran grupo de voluntarios comprometidos.
Antes, la fundación usaba Facebook para comunicarse con los voluntarios. Pero dentro del grupo fue creciendo el deseo de tener otra plataforma. Una app para voluntarios que se ajustara mejor a sus valores: privada, clara y sin que se usen los datos para algoritmos.
Con la app para voluntarios Socie, la fundación encontró un lugar central para la comunidad de voluntarios. Los voluntarios se unen a grupos de mantenimiento, se apuntan a tareas y, al terminar, ven lo que se ha hecho en las rutas. Hablamos con Hans Paridaens sobre sus experiencias con Socie.
¿Puedes contarnos algo más sobre vuestra app para voluntarios?
Hans Paridaens lleva involucrado desde el principio en la Fundación Mountainbike Utrechtse Heuvelrug. Como miembro de la junta directiva, sabe lo mucho que hay que trabajar para mantener las rutas seguras, limpias y en buenas condiciones. Y todo esto lo hacen junto con un gran grupo de voluntarios.
«Ahora mismo gestionamos doce rutas de bicicleta de montaña en el Heuvelrug. Son unos 120 kilómetros de singletrack».
La comunidad está formada por unos 210 voluntarios. En la app Socie hay un grupo de mantenimiento específico para cada ruta. Los responsables de cada zona coordinan el trabajo en su propio recorrido y gestionan el grupo correspondiente.
Los voluntarios eligen ellos mismos a qué grupo se unen. Algunos solo recorren la ruta de su zona, mientras que otros también echan un vistazo a otras rutas.
«Hay gente que dice: “Vivo aquí, en Soest, y solo quiero saber qué pasa en Soest”. Pero si quieren ver qué pasa en otros grupos de mantenimiento, también pueden hacerlo».
Lo que une a los voluntarios es su pasión por el ciclismo de montaña, la naturaleza y el hecho de cuidar juntos el entorno.
«Todos compartimos la misma pasión: por el deporte, por la naturaleza y por comprometernos».
¿Por qué os decidisteis por la app de voluntarios Socie?
El cambio empezó con las preguntas de los voluntarios. El grupo privado de Facebook funcionaba bien, pero ya no se ajustaba a la forma en que la fundación y sus voluntarios querían gestionar los datos.
«Recibimos demasiadas peticiones de voluntarios críticos para que dejáramos Facebook. Nos preguntaban si podíamos buscar otra plataforma».
Según Hans, muchos voluntarios se preocupan de verdad por la naturaleza, la sostenibilidad y la privacidad. Por eso, la decisión de cambiar de app para voluntarios no solo fue práctica, sino también una cuestión de principios.
«En general, son personas con espíritu crítico a las que les gusta la naturaleza y que apuestan por la sostenibilidad».
La app Socie ofrecía una alternativa que permitía a la fundación ponerse en contacto con sus voluntarios sin pedir más datos de los necesarios. Además, los datos que sí se usan se almacenan en servidores europeos.
«Nosotros tampoco queremos nada con esos datos. No los vamos a usar, no queremos usarlos».
¿Cómo usáis la app de voluntarios Socie?
La app de voluntarios de Socie es el lugar donde se centraliza todo lo relacionado con los voluntarios. Los nuevos voluntarios se añaden como miembros y luego eligen ellos mismos a qué grupos de mantenimiento quieren unirse. Eso les da libertad y evita que reciban información que no les interesa.
«Añado a un nuevo voluntario como miembro. Después, cada miembro tiene la libertad de unirse a un grupo de mantenimiento, a varios o a todos».
Los responsables de zona usan la app Socie para crear eventos de mantenimiento. En cada evento se indica dónde y cuándo se reúne el grupo y qué se va a hacer más o menos. Después, los voluntarios pueden apuntarse.
«Los responsables de zona organizan eventos. Y ahí pone: el sábado, en ese sitio y a esa hora nos reuniremos».
A los administradores les viene muy bien tener esa visión general. Así ven de antemano cuánta gente va a asistir y pueden calcular qué material van a necesitar.
«Así, el encargado sabrá cuántas personas puede esperar y si tiene que llevarse alguna herramienta».
Un registro de mantenimiento
Después de un trabajo de mantenimiento, el responsable de zona suele publicar un breve informe con fotos. Así se va creando poco a poco un registro de los trabajos realizados en las rutas. Esto es divertido para los voluntarios, pero también muy útil para los propietarios de los terrenos que quieren ver qué se está haciendo.
«El responsable de zona hace un breve resumen de cada evento. A menudo son textos muy divertidos».
Staatbosbeheer también tiene acceso a nuestra app de voluntarios Socie para que estén siempre al día. Y en Soest, por ejemplo, el ayuntamiento puede echar un vistazo. Así se ve todo el trabajo que se hace entre bastidores: desde despejar senderos hasta colocar carteles y recoger basura.
«Para nosotros, es como un diario para todos: esto es lo que ha pasado».
¿Cómo fue la transición a la app para voluntarios?
El cambio a la app de Socie fue muy sencillo. Hans publicó un mensaje en el grupo de Facebook y dejó claro que la fundación seguiría adelante a través de Socie. A partir de ahí, los voluntarios pudieron registrarse a través de una dirección de correo electrónico específica.
«He publicado un mensaje en Facebook: nos pasamos a la app Socie».
Los nuevos voluntarios le mandan sus datos a Hans. Él los añade a la app de voluntarios y les envía una breve guía. En la práctica, resulta que no hace falta dar muchas explicaciones.
«La verdad es que los nuevos miembros no me preguntan nada sobre cómo funciona exactamente. Todo es muy intuitivo».
¿Quién gestiona la app de voluntarios?
Hans se encarga de la app de voluntarios dentro de la app Socie. Los nuevos voluntarios se inscriben a través de él. La fundación solo te pide los datos necesarios: una dirección de correo electrónico, el nombre y los apellidos y, si quieres, una breve carta de motivación.
«Me encargo de gestionar la comunidad de voluntarios. Los nuevos voluntarios pueden inscribirse a través de un formulario en la web, y luego los añado a Socie»
La gestión de los grupos de rutas recae en los administradores de zona. Ellos crean eventos, publican informes y mantienen activo su propio grupo. Así, la gestión de la comunidad se mantiene cerca de las personas que coordinan el mantenimiento.
¿Cómo mantenéis activa la app de voluntarios?
Siempre hay algo que hacer en las rutas y sus alrededores. A veces se trata de mantenimiento habitual, otras hay que actuar rápido tras una tormenta, un incidente o una situación de peligro. Los voluntarios colocan señales, mantienen los senderos despejados y velan por la seguridad de los ciclistas de montaña y demás usuarios.
Mantener limpio el entorno también forma parte de ello. Los voluntarios recogen la basura que encuentran por el camino. Algunos incluso recorren periódicamente el recorrido con una bolsa de basura.
«Es la ruta de los voluntarios y ellos se sienten responsables de ella».
Además de para las tareas de mantenimiento, la fundación también usa la app de voluntarios Socie para actividades en grupo, como la barbacoa anual. Así se puede contactar con todos los voluntarios de una sola vez y ellos pueden apuntarse fácilmente.
«Así podrás dirigirte a todos los miembros de una sola vez y todos podrán inscribirse».
¿Qué ventajas tiene la app de voluntarios Socie?
La app Socie ayuda a organizar un grupo grande de voluntarios repartidos por diferentes rutas. Los voluntarios encuentran su propio grupo de mantenimiento, los administradores planifican fácilmente una tarea y todo el mundo ve lo que está pasando.
Para Hans, lo más valioso es sobre todo la visión general y la facilidad de uso. La app para voluntarios encaja perfectamente con la forma de trabajar de la fundación: práctica, autónoma y con líneas de comunicación directas.
«Si surge algo, se resuelve enseguida. Las líneas de comunicación son muy directas».
Además, la app de voluntarios Socie encaja con los valores de los voluntarios. La fundación puede comunicarse sin depender de Facebook y sin usar los datos para otros fines.
«La gente está realmente contenta con la app Socie, pero también con la idea en sí».
¿Recomendarías Socie?
Hans recomendaría Socie a las organizaciones que trabajan con voluntarios y necesitan una comunicación clara. Sobre todo para las comunidades que organizan eventos o actividades, es genial que todo esté en un mismo sitio.
«Si quieres organizar eventos o comunicarte con mucha facilidad, esto te va a venir muy bien».
Para la Fundación Mountainbike Utrechtse Heuvelrug, la app de voluntarios Socie ya se ha convertido en un punto de referencia para los voluntarios. La app ayuda a gestionar rutas, a mantener a la gente involucrada y a dar visibilidad al trabajo del grupo.
