Crear una comunidad parece fácil. Reúnes a gente en torno a un interés, una organización, una asociación o un objetivo común. Después, compartes noticias, organizas actividades y esperas que los miembros se animen a participar por sí mismos.
En la práctica, suele funcionar un poco diferente.
Muchas comunidades empiezan con entusiasmo, pero al cabo de un tiempo se estancan. Se leen menos mensajes, los miembros apenas responden, la información se dispersa y los administradores se preguntan cómo mantener activa la comunidad.
Eso no significa que la comunidad no tenga valor. A menudo, lo que falta sobre todo es un enfoque claro.
En este blog te contamos los 10 errores más comunes a la hora de crear una comunidad. Con consejos prácticos para evitarlos.
1. Empezar sin un objetivo claro
Una comunidad funciona mejor si todo el mundo sabe para qué sirve. Sin embargo, muchas organizaciones crean una comunidad sin definir bien cuál es su objetivo.
¿La comunidad está pensada para informar a los miembros? ¿Para compartir conocimientos? ¿Para organizar a los voluntarios? ¿Para dar visibilidad a las actividades? ¿O para que los miembros se relacionen más entre sí?
Si el objetivo no está claro, la comunidad se convierte rápidamente en un montón de mensajes sueltos.
Por eso, decide de antemano qué debe aportar la comunidad. No solo para la organización, sino sobre todo para los miembros. ¿Por qué volverían? ¿Qué encuentran allí? ¿Qué pueden hacer allí?
Con la app Socie puedes organizar tu comunidad en función de ese objetivo. Por ejemplo, puedes crear un calendario de actividades, grupos para diferentes públicos, documentos con información práctica o noticias para mantener informados a los miembros.
2. Ponerlo todo en un solo grupo grande
Un error muy común es que toda la comunicación se canalice por un solo sitio. Todo el mundo recibe los mismos mensajes, actualizaciones y convocatorias. Parece que así se mantiene todo ordenado, pero a menudo acaba generando confusión.
No todos los mensajes son relevantes para todo el mundo. Un voluntario necesita información diferente a la de un miembro de la junta directiva. Un miembro nuevo busca información diferente a la de alguien que lleva años involucrado. Y en las comunidades más grandes, las ubicaciones, los equipos o los intereses pueden variar mucho.
Por eso, trabaja con grupos. Así podrás compartir información con los miembros para quienes sea realmente relevante.
En la app Socie puedes crear subgrupos para, por ejemplo, comisiones, equipos, sedes, voluntarios, grupos de trabajo o áreas de interés. Así, la comunicación es más específica y los miembros se sienten más identificados.
3. Limitarse a enviar mensajes y fomentar poca interacción
Muchas comunidades se usan sobre todo para compartir información. Eso es importante, pero una comunidad solo cobra verdadero valor cuando sus miembros también pueden opinar, aportar ideas y participar.
Si solo hay publicaciones de la organización, la comunidad acaba pareciendo un boletín informativo. Puede que los miembros lo lean, pero se sienten menos involucrados.
Por eso, haz preguntas. Invita a los miembros a que comenten. Usa encuestas, deja que la gente comparta fotos o pide opiniones sobre alguna actividad. Dales una razón para que aporten algo por sí mismos.
Una comunidad activa no surge por sí sola. Tienes que hacerles ver a los miembros que su aportación es bienvenida.
4. Usar demasiados canales a la vez
Muchas organizaciones usan varios canales a la vez. Un boletín para los mensajes importantes, WhatsApp para preguntas rápidas, documentos sueltos por correo electrónico, una página web para las agendas y quizá también las redes sociales.
Esto hace que la información se disperse. Los miembros ya no saben dónde encontrar cada cosa. Los administradores tienen que publicar mensajes en varios sitios. Y las actualizaciones importantes se pasan por alto más fácilmente.
Una comunidad funciona mejor si la información está en un solo lugar central.
Con la app Socie, reúnes noticias, agenda, documentos, grupos, fotos y comunicaciones en una sola comunidad. Así, los miembros saben dónde tienen que estar y los administradores tienen menos trabajo duplicado.
5. No establecer una estructura clara
Una comunidad sin estructura se vuelve rápidamente un lío. Las publicaciones se mezclan, cuesta encontrar los documentos y los miembros no saben dónde buscar.
Por eso, piénsatelo bien antes de organizar la estructura. ¿Qué secciones suelen necesitar los miembros? ¿Qué información debe estar visible de un vistazo? ¿Qué grupos o módulos ayudan a que la comunidad sea más clara?
No lo compliques más de lo necesario. Empieza por las secciones más importantes y amplía más adelante cuando sea necesario.
Una buena estructura ayuda a los miembros a usar la comunidad. Cuanto más fácil les resulte encontrar lo que buscan, más probable es que vuelvan.
6. No involucrar bien a los miembros desde el principio
Crear una comunidad es mucho más que compartir un enlace. Los miembros tienen que entender para qué sirve la comunidad, qué pueden hacer en ella y cómo empezar.
Si falta esa explicación, puede que algunos miembros se descarguen la app de la comunidad, pero luego apenas la usen.
Por eso, hay que guiar a los miembros de forma activa. Explícales qué les aporta la comunidad. Muéstrales dónde pueden encontrar noticias, cómo apuntarse a actividades, dónde están los documentos y cómo unirse a grupos.
Repite esas explicaciones en varias ocasiones. No todo el mundo ve el primer mensaje.
Por ejemplo, usa un boletín informativo, un código QR, una breve explicación durante una reunión o un mensaje en los canales que ya tienes. Haz que el paso sea lo más pequeño posible.
7. Pensar que los socios se van a involucrar por sí solos
Una comunidad necesita atención. Sobre todo al principio.
Los miembros tienen que acostumbrarse a un sitio nuevo. Tienen que descubrir lo que hay y darse cuenta de que la comunidad vale la pena. Si no pasa nada, la gente se va más rápido.
Por eso, procura que haya actividad con regularidad. Comparte noticias, sube fotos después de un evento, añade actividades al calendario, haz una pregunta o destaca a un grupo.
No hace falta que sea todos los días. Lo importante es que los miembros vean que la comunidad está viva.
Los administradores juegan un papel importante en esto. Dan buen ejemplo y ayudan a que la comunidad se ponga en marcha.
8. No se tiene suficientemente en cuenta la perspectiva de los socios
Una comunidad suele crearse desde la organización. ¿Qué queremos compartir? ¿Qué información tenemos que publicar? ¿Qué mensajes queremos enviar?
Pero los miembros lo ven de otra manera. Se preguntan: ¿qué me aporta esto? ¿Dónde encuentro lo que necesito? ¿Por qué debería responder? ¿Cómo me ayuda esto?
Por eso, piensa siempre desde el punto de vista de los miembros. Haz que la información sea práctica, reconocible y fácil de encontrar. No compartas solo lo que la organización considera importante, sino sobre todo lo que ayuda a los miembros a seguir comprometidos.
Una buena comunidad se adapta a la vida cotidiana de los miembros.
9. No acordar nada sobre la gestión
Una comunidad necesita gestión. Alguien tiene que publicar mensajes, mantener los grupos al día, responder a las preguntas y asegurarse de que la información esté siempre actualizada.
Sin embargo, no siempre queda claro de antemano quién se encarga de qué. Por eso, hay secciones que se quedan vacías, las preguntas no se responden o la información se queda desactualizada.
Por eso, establece normas claras sobre la gestión de la comunidad. ¿Quién publica las noticias? ¿Quién gestiona el calendario? ¿Quién se encarga de los grupos? ¿Quién ayuda a los miembros cuando tienen dudas?
Con funciones bien definidas, la comunidad estará mejor organizada y evitarás que todo recaiga en una sola persona.
10. No se mide, se aprende ni se mejora lo suficiente
Una comunidad nunca está terminada de una vez por todas. Lo que funciona para una organización no tiene por qué funcionar automáticamente para otra.
Por eso, revisa con frecuencia cómo se usa. ¿Qué mensajes se leen? ¿Qué grupos están activos? ¿Sobre qué surgen preguntas? ¿Qué secciones se usan poco?
Pide también opiniones a los miembros. ¿Qué echan en falta? ¿Qué les resulta útil? ¿Con qué problemas se topan?
Usa esa información para mejorar la comunidad paso a paso. A veces ayuda cambiar la estructura. Otras veces hace falta dar más explicaciones. Y a veces resulta que un grupo o módulo concreto aporta mucho valor.
Una comunidad fuerte crece junto con la gente que la usa.
Crear una comunidad que funcione
Una buena comunidad no se basa solo en la tecnología. Lo más importante es la claridad, la estructura y la participación.
Los miembros tienen que saber dónde encontrar información, cómo pueden participar y por qué la comunidad les resulta útil. Los administradores tienen que mantener una visión general y poder comunicarse fácilmente con los grupos adecuados.
La app Socie te ayuda a organizarlo todo en un solo sitio. Desde noticias y agenda hasta grupos, documentos, fotos, notificaciones push e interacción entre los miembros.
Así te resulta más fácil mantener activa tu comunidad y conectar de verdad a los miembros entre sí.
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