La app de tareas para voluntarios
Las organizaciones de voluntariado funcionan gracias a la gente que quiere echar una mano. Pero en la práctica, a menudo cuesta llegar bien a todo el mundo, dar a conocer las tareas relevantes y mantener una visión general. Las convocatorias se pierden entre los grupos de chat, se pasan por alto los correos y no siempre queda claro quién se encarga de cada tarea, quién se ha apuntado ya o dónde se necesita ayuda.
Con la app Socie taken puedes organizar y gestionar a los voluntarios, las tareas y la comunicación, todo en un mismo sitio. Los voluntarios ven qué tareas hay disponibles, se apuntan fácilmente y reciben las actualizaciones que les interesan.
Todo en el mismo sitio
Las tareas, las noticias, los documentos, la agenda y la comunicación están todos en un mismo sitio. Así, los voluntarios no tienen que buscar en mensajes sueltos, correos electrónicos o diferentes grupos.
Que quede claro quién se encarga de qué
Muestra, para cada tarea, qué hay que hacer, cuántas personas se necesitan y quiénes se han apuntado ya. Así podrás controlar las tareas pendientes y evitarás el trabajo duplicado.
Fácil de filtrar
En la app de tareas puedes filtrar por tareas pendientes. Por ejemplo, puedes filtrar por habilidades y títulos necesarios o por intereses.
Una app de tareas para voluntarios que te da una visión general
El voluntariado puede ser muy variado. Piensa, por ejemplo, en el mantenimiento de una ruta de bicicleta de montaña, en echar una mano durante un servicio religioso o en actividades con personas mayores en un centro asistencial. Con una app de tareas para voluntarios, puedes dejar claro qué hay que hacer y quién puede echar una mano.
Deja claro lo que hay que hacer
Publica las tareas en un lugar central y describe brevemente lo que hay que hacer. Los voluntarios ven al instante dónde se necesita ayuda, cuándo se realiza la tarea y qué se espera de ellos. Así, apuntarse resulta fácil y claro.
Haz que los voluntarios puedan inscribirse fácilmente
Los voluntarios pueden elegir por sí mismos para qué tarea quieren apuntarse. Ven qué tareas se ajustan a sus intereses, ubicación o disponibilidad. Así es más fácil encontrar a las personas adecuadas para cada actividad.
Descubre al instante dónde se necesita gente
Para los administradores, es importante saber qué tareas ya están cubiertas y dónde se necesita ayuda. En la app de tareas puedes llevar un control de las inscripciones, las plazas disponibles y la distribución de los voluntarios. Así podrás hacer ajustes a tiempo.
Comunicación que no se pierde
Muchas organizaciones de voluntarios usan varios canales a la vez. Un grupo de chat para preguntas rápidas, el correo para las noticias, documentos sueltos con explicaciones y listas separadas para las tareas. Por eso, la información se dispersa y es fácil que se te pasen por alto las convocatorias.
Usa subgrupos por ubicación o departamento
Crea grupos por sedes, departamentos o equipos. Los voluntarios pueden unirse al grupo que más les convenga, por ejemplo, una sede cercana. Dentro de ese grupo, las tareas, los mensajes y las novedades se mantienen bien organizadas en un mismo lugar.
Céntrate en la comunicación práctica
Usa el tablón de anuncios o un grupo de chat para preguntas rápidas, actualizaciones breves y coordinarte con los demás. Así, la comunicación diaria seguirá siendo visible para las personas adecuadas y la información no se perderá tan fácilmente en canales aislados.
Comparte las actualizaciones con el grupo adecuado
Envía las noticias y novedades a los voluntarios a los que les interese. Así, un voluntario de un lugar o departamento concreto solo recibirá la información que le haga falta. Esto hace que la comunicación sea clara y evita el ruido.
Tareas, documentos y ubicaciones bien organizados
Los voluntarios suelen necesitar información práctica para hacer bien su trabajo. Por ejemplo, instrucciones, itinerarios, guiones, datos de contacto o un resumen de las ubicaciones. Si organizas todo esto de forma centralizada, los voluntarios podrán ponerse manos a la obra más rápido.
Guarda los documentos en un solo lugar fijo
Sube manuales, instrucciones, protocolos y otros documentos a la app. Así, todo el mundo tendrá acceso a la misma información y evitarás que sigan circulando archivos desactualizados.
Trabaja con cualificaciones por tarea
Algunas tareas requieren conocimientos o experiencia específicos. Por ejemplo, un certificado de primeros auxilios, el carné de conducir o alguna formación concreta. Indica en cada tarea qué se necesita, para que los voluntarios sepan si les conviene y la organización pueda planificar con seguridad.
Mostrar ubicaciones y departamentos en el mapa
Muestra ubicaciones, departamentos o áreas de trabajo en un mapa. Esto resulta muy útil para organizaciones con varias sedes, como un espacio natural, una parroquia o una organización sanitaria. Así, los voluntarios encontrarán más rápido dónde se les necesita.
Cómo trabajar de forma segura con los datos de los voluntarios
Las organizaciones de voluntariado trabajan con nombres, datos de contacto, inscripciones y, a veces, también con titulaciones. Por eso es importante que la información se comparta de forma segura y solo la puedan ver las personas adecuadas.
A prueba de AVG y seguro
Los datos de los miembros se almacenan y protegen según la GDPR. Todo se almacena en servidores dentro de la UE.
Configurar permisos por grupo o rol
No todo el mundo tiene por qué ver o gestionar la misma información. Usa grupos y roles para que los administradores mantengan una visión general y los voluntarios solo tengan acceso a lo que les interesa.
Socie incluso recuerda a cada miembro que compruebe estos ajustes cada seis meses.
Tratar los datos personales con cuidado
Las tareas pueden incluir información sobre disponibilidad, cualificaciones o datos de contacto. Al gestionar todo esto de forma centralizada y segura, trabajas con más claridad y te adaptas mejor a lo que necesitan las organizaciones de voluntariado en materia de privacidad y el RGPD.
La app de tareas para distintas organizaciones de voluntariado
El voluntariado es diferente en cada sitio. Sin embargo, lo que se necesita suele ser lo mismo: dejar claro lo que hay que hacer, involucrar a la gente y mantener una visión general.
Grupo de voluntarios activos de MTB UH
La app Socie se usa, por ejemplo, en grupos de voluntarios que se encargan del mantenimiento de las rutas de bicicleta de montaña en la cordillera de Utrecht. En la app se crean tareas por cada ubicación y se informa de las tareas que se han completado. Además, los voluntarios debaten sobre qué métodos de mantenimiento son los más adecuados y qué herramientas y técnicas es mejor usar.
Organizaciones sanitarias y voluntarios
Iglesias e instituciones religiosas
La app «Taken» es la app ideal para organizaciones de voluntarios
Varias organizaciones de voluntariado ya usan nuestra versátil app de tareas. Puedes configurar la app de tareas a tu gusto con todas sus funciones, y los miembros pueden comunicarse entre sí de forma segura gracias a los completos ajustes de privacidad. Si aún no tienes muy claro cómo usar la app de tareas, ponte en contacto con nosotros o envíanos un formulario de registro. O echa un vistazo a nuestra guía de uso.