Un aviso importante por correo electrónico. Un cambio en el grupo de WhatsApp. La agenda en la web. Las actas en una carpeta compartida. Y si tienen alguna duda, los socios ya saben cómo ponerse en contacto con la junta directiva.
En muchas asociaciones surgen de forma natural distintos canales de comunicación. Eso funciona muy bien durante un tiempo. Hasta que los socios se pierden información, ya no saben dónde encontrar algo o los mensajes importantes se pierden entre el resto.
Por eso, una buena comunicación dentro de una asociación no significa que tengas que comunicarte más. Lo importante es que los socios sepan dónde encontrar la información y que los mensajes importantes les lleguen de verdad.
¿Por qué la comunicación dentro de una asociación se vuelve tan confusa tan rápido?
Una asociación suele estar formada por varios grupos. Piensa, por ejemplo, en la junta directiva, las comisiones, los equipos, los voluntarios y los socios. No todo el mundo necesita la misma información ni usa los mismos canales de comunicación. Por eso, enseguida acabas teniendo una mezcla de correo electrónico, WhatsApp, una página web, redes sociales y documentos sueltos.
Esto da lugar, por ejemplo, a situaciones en las que:
- los socios no saben dónde está la información más reciente
- los mensajes importantes se pierden entre otros mensajes
- se comparte la misma información a través de varios canales
- los miembros de la junta directiva tienen que responder una y otra vez a las mismas preguntas
- los nuevos miembros no saben qué canales de comunicación deben seguir
- los documentos son difíciles de encontrar
Enviar un mensaje más no suele solucionar el problema. Lo que sí ayuda es tener una visión más clara de la situación.
Organizar la comunicación de la asociación en un único lugar central
Un buen primer paso es decidir dónde pueden acudir los socios para encontrar información importante. Eso no significa que tengas que eliminar directamente todos los demás canales de comunicación. Una página web, el correo electrónico o WhatsApp pueden seguir siendo útiles. Pero ayuda que haya un solo lugar del que los socios sepan: «aquí encuentro lo que es importante para nuestra asociación».
Piensa en noticias, documentos, actividades, anuncios importantes e información de las comisiones. Así, los socios ya no tendrán que buscar en correos antiguos o en distintos grupos de WhatsApp.
Decide dónde va cada mensaje
No hace falta compartir todos los mensajes a través de todos los canales de comunicación. Por ejemplo, un cambio en el horario de entrenamiento de un equipo no tiene por qué llegar a todo el club. En cambio, una invitación a la asamblea general de socios probablemente sí. Por eso, poned de acuerdo cómo vais a comunicaros.
Cada vez que envíes un mensaje, pregúntate:
- ¿A quién va dirigida esta información?
- ¿qué importancia tiene el mensaje?
- ¿Alguien tiene que estar al tanto de inmediato?
- ¿Debe ser fácil encontrar la información más adelante?
Si establecéis unas normas fijas al respecto, la comunicación será más fluida.
Asegúrate de que los mensajes importantes lleguen de verdad a los socios
Compartir información no es lo mismo que llegar a los socios. Un mensaje puede estar perfectamente publicado en la web, pero si casi nadie la visita con regularidad, no cumple su objetivo.
Por eso, para los anuncios importantes, es útil avisar activamente a los socios de que hay información nueva. Con las notificaciones push, por ejemplo, puedes hacer saber que hay un mensaje importante esperando. Esto se puede hacer para toda la asociación, pero también solo para un grupo específico.
Así, cada comisión recibe solo la información que le interesa y no se satura a los demás socios con mensajes.
Haz que la información sea fácil de encontrar
Un problema muy común en las asociaciones es que, aunque se comparte información, luego ya no se encuentra. Piensa en actas, reglamentos internos, horarios, formularios o información sobre actividades.
En un chat de WhatsApp, este tipo de documentos se pierden rápidamente entre decenas de mensajes. Además, un buzón de correo lleno tampoco facilita la búsqueda. Por eso, asigna un lugar fijo a la información importante. Así, los socios sabrán dónde buscar y la junta directiva no tendrá que volver a enviar los documentos una y otra vez.
No te limites a comunicarte a los socios, sino también con ellos
Una buena comunicación en la asociación no se limita solo a enviar información. A veces, los socios también quieren hacer preguntas, comentar, compartir experiencias o ayudarse entre sí. Dales espacio para eso.
Por ejemplo, puedes crear grupos específicos para comisiones, equipos o áreas de interés. Dentro de cada grupo, los socios pueden compartir información y charlar entre ellos sin que toda la asociación reciba cada mensaje. Eso hace que la comunicación sea más relevante y ayuda a los socios a encontrarse más fácilmente.
Ten en cuenta también a los nuevos miembros
Los que llevan años siendo socios suelen saber perfectamente cómo funciona la asociación. Para los nuevos socios, la cosa es diferente. ¿Dónde está el orden del día? ¿Quiénes forman parte de la junta directiva? ¿Dónde se encuentran los documentos? ¿En qué grupo de WhatsApp tienes que estar? ¿Y dónde se comunican los cambios?
Cuantos más canales de comunicación dispersos uses, más difícil será esa introducción. Un lugar central para la comunicación de la asociación lo hace más sencillo. Así, un nuevo socio no tiene que empezar por familiarizarse con todas las costumbres y los distintos canales de la asociación.
Todo lo que necesitas para la comunicación de tu club en un solo sitio
¿Quieres que la comunicación dentro de tu asociación sea más clara? Pues te ayudará reunir en un mismo sitio, en la medida de lo posible, las noticias, los documentos, las actividades y el contacto entre los socios.
Con Socie puedes crear un único espacio central de comunicación para tu asociación. Por ejemplo, puedes compartir noticias, poner documentos a disposición de todos, organizar eventos y enviar notificaciones push. También puedes crear grupos para, por ejemplo, la junta directiva, las comisiones, los equipos u otras secciones de la asociación.
Así, no es necesario que toda la comunicación pase por el mismo grupo y los socios saben dónde encontrar la información importante.
Socie está disponible a través de la app y la plataforma web. Tú mismo decides qué funciones usas y configuras la plataforma de la forma que mejor se adapte a tu asociación.
Una mejor comunicación empieza por tener una visión general
No hace falta complicar más la comunicación dentro de tu asociación para llegar mejor a los socios. Primero, analiza con ojo crítico los canales que usas ahora. Decide qué información va en cada sitio y crea un lugar central donde los socios puedan encontrar la información importante. Así, la comunicación será más fácil para la junta directiva y más clara para tus socios.
Lee también cómo Herenboeren ha centralizado la comunicación con sus socios.
