Anke Klaassen trabajó como asesora de información y comunicación para el registro en el ayuntamiento de Venlo. Hace poco creó la aplicación Socie para el ayuntamiento de su ciudad. Hablamos con ella sobre su experiencia con Socie.
«El Ayuntamiento de Venlo quería una forma sencilla de inscribirse en
reuniones».
¿Puedes hablarnos un poco más de ti y de tu trabajo?
Soy Anke Klaassen y trabajo en el ayuntamiento de Venlo como asesora de información y comunicación
para el registro. El registro asesora, apoya y facilita la labor del ayuntamiento y de los concejales. El registro planifica las reuniones, se asegura de que los documentos de las reuniones estén completos y sean correctos, y asesora sobre propuestas, métodos de trabajo y/o enfoques. Además, el registro informa a los residentes sobre el trabajo del consejo municipal.
¿Por qué decidiste utilizar una aplicación?
El Ayuntamiento de Venlo quería una forma sencilla de apuntarse a las reuniones de
. También querían poder ver quién se apuntaba a cada actividad.
Además, es cómodo ver rápidamente el orden del día e información adicional sobre las reuniones en tu teléfono
.
¿Cómo ha ido la configuración de la aplicación?
Todo fue como la seda. Primero, pensamos qué información queríamos mostrar
a los concejales. Decidimos poner en la app sólo información pública. Después,
vinculamos la aplicación a nuestro sistema de información municipal de
(GO), para que la aplicación mostrara siempre la información correcta. Fue muy fácil.
«La aplicación Socie está vinculada a nuestro sistema de información municipal de GemeenteOplossingen (GO), por lo que la app siempre muestra la información correcta».
¿Cómo fue el lanzamiento de la aplicación?
La mayoría de los concejales no necesitaron ayuda. La descarga y el inicio de sesión fueron muy fáciles
. También lo expliqué en nuestro boletín y organicé tres sesiones sin cita previa
para quienes necesitaban ayuda.
¿Cuáles fueron las reacciones iniciales a la aplicación?
Todos han respondido positivamente. Los concejales están contentos con las funciones de la aplicación.
«Todo el mundo reaccionó positivamente».
¿Quién gestiona la aplicación?
La aplicación está gestionada por la secretaría. Tras la fecha límite de inscripción de una actividad del consejo
, los secretarios pueden hacer una lista de todos los asistentes para organizar adecuadamente la actividad del consejo
.
¿Quién utiliza la aplicación?
La aplicación es utilizada por:
- Concejales
- Concejales ciudadanos (ayudan a los concejales municipales)
- El Colegio de Alcaldes y Concejales y algunos colegas del municipio
Venlo - Secretario y personal del secretario
¿Cómo mantienes la relevancia de la aplicación?
La aplicación se actualiza automáticamente enlazando con nuestro sistema de información del consejo. Así que
siempre verás las reuniones correctas, las actividades del consejo y más información sobre esas reuniones
. Los usuarios de la app reciben notificaciones en sus teléfonos cuando se acerca la fecha de cierre
de una actividad del consejo. También publicamos boletines informativos del
ayuntamiento en la app.
Actualmente no utilizamos la opción de crear grupos en la app. Esto podría ser útil
para grupos y comités, de modo que puedan comunicarse confidencialmente
en su propio entorno.
«Al enlazar con nuestro sistema de información del consejo siempre ves las reuniones correctas, las actividades del consejo y más información sobre esas reuniones».
¿Qué te parece el uso de la aplicación hasta ahora?
Estamos muy satisfechos con él. Las altas y bajas en las actividades del consejo van muy bien fácil. Empezamos con unas pocas funciones para que los usuarios se acostumbren a ellas. Más adelante, puede que queramos añadir más funciones. Una función útil de la app es el envío de notificaciones push, como recordatorios a apúntate a una actividad del consejo. Ahora esto se hace automáticamente. Esto ahorra el registro mucho trabajo. ¡Estamos contentos con nuestra elección de Socie!
¿Qué ofrece la aplicación?
La mayor ventaja es la facilidad de uso para los concejales. La aplicación también proporciona a
información mejor y más actualizada, por ejemplo mediante una notificación push en caso de reunión urgente o cambio de lugar de
. Esto también ahorra mucho trabajo al registro.
¿Cuál es la función más útil de la aplicación?
Entrar y salir de las actividades del consejo es muy cómodo. Así siempre tenemos una visión general actualizada de
, tanto nosotros como los concejales. La función de sondeo también es práctica. Con ella,
recogemos opiniones sobre la aplicación, por ejemplo.
«Dar de alta y de baja en las actividades del ayuntamiento es súper cómodo. Así siempre tenemos un visión de conjunto, tanto nosotros como los concejales».
¿Recomendarías la aplicación a otras organizaciones?
Sin duda. Muchos ayuntamientos podrían beneficiarse de las posibilidades de esta app de
Socie.
¿Hay cosas que echas de menos en la aplicación?
De momento, no. Aún no estamos utilizando todas las funciones de la aplicación. El contacto con
Socie es agradabley rápido, y puedes transmitir ideas fácilmente a través del sistema de gestión.
