Jigdaljahu es un coro de ámbito nacional con unos 160 miembros. La sociedad da unos ocho conciertos al año en iglesias históricas, ensaya en Barendrecht y tiene miembros de toda Holanda. Hablamos con Wiltine Flierpresidente de Jigdaljahu y entusiasta administrador de la comunidad, que desarrolló la aplicación Socie a todo su potencial dentro del coro.
«Tienes que hacerte miembro de la aplicación, de lo contrario te perderás mensajes importantes».
– Wiltine Flier, presidente de Jigdaljahu
¿Por qué decidiste empezar a utilizar una aplicación?
Hace dos años, renovamos nuestro sitio web. Al mismo tiempo, nos dimos cuenta de que necesitábamos un lugar central para compartir toda la información. En aquel momento, utilizábamos muchos grupos de WhatsApp (para comités, junta, etc.) y una gran cantidad de correos electrónicos, pero no había un lugar fijo para almacenar documentos o debatir. Entonces, nuestro constructor web nos indicó Socie, la solución para todas nuestras necesidades.
¿Cómo fue la configuración de la aplicación?
La configuración fue sorprendentemente sencilla. Socie es muy intuitivo. Creamos algunos grupos abiertos y cerrados, creamos eventos y activamos la inscripción a ensayos y conciertos. También creamos normas internas que compartimos con los miembros.
¿Cómo habéis desplegado la aplicación?
Informamos a los miembros con el mensaje «Debes hacerte miembro de la aplicación, de lo contrario te perderás todos los mensajes cruciales sobre el coro». – y eso funcionó muy bien para la adopción.
Durante dos meses, publicamos mensajes en los grupos de WhatsApp existentes como «Por favor, tened en cuenta que hay un nuevo mensaje en la aplicación Socie». Esto permitió a los miembros acostumbrarse tranquilamente. Después del verano, cambiamos completamente a Socie. Los que no están en la aplicación ahora se pierden información importante sobre la venta de entradas, detalles de los conciertos, horarios de las actuaciones y asuntos prácticos como las fechas de los ensayos y el nuevo repertorio.
«También está bien que los nuevos miembros puedan volver a leer toda la información anterior, algo que no es posible en WhatsApp».
¿Cómo fueron las reacciones iniciales?
Al principio, algunos miembros dudaron un poco, no negativamente, pero pensaron: «Otra aplicación». Eso cambió rápidamente cuando se dieron cuenta de lo útil que es Socie.
Animamos a todos a activar las notificaciones; en noticias, 110 de 160 miembros ya las han activado. En la reunión anual, dimos explicaciones adicionales sobre cómo utilizar la app. Los nuevos miembros del coro también reciben su propio manual para que se familiaricen inmediatamente con la app. También es agradable que los nuevos miembros puedan volver a leer toda la información anterior, algo que no es posible en WhatsApp.
¿Quién gestiona la aplicación?
La junta gestiona la aplicación. Si los miembros o los comités quieren crear un nuevo grupo, lo hacen a través de una solicitud a la junta. De este modo, mantenemos el control.
Supongamos, por ejemplo, que los miembros pudieran unirse al grupo Viaja desde Zelanda quieran añadir, donde los miembros puedan encontrar compañeros para compartir coche, pueden solicitárnoslo. Además, los miembros son libres de publicar mensajes en el tablón de anuncios y en Comparte tu momento
¿Cómo utilizáis la aplicación?
Estamos desplegando la aplicación ampliamente:
- Noticias y blogs: para actualizaciones que también aparecen en nuestras redes sociales
- Grupos: para la comunicación en torno a ensayos, comités y otras actividades
- Grupos de hombres y mujeres: permitiendo a los miembros apuntarse a los ensayos de forma selectiva
- Eventos: para entrar y salir de ensayos y conciertos
- Álbumes de fotos: para las fotos oficiales del concierto
- Tablón de anuncios: para convocatorias y anuncios de los miembros del coro
- Comparte tu momento: Para que los miembros compartan experiencias en torno a Jigdaljahu
- Módulo de cumpleaños: felicitarse mutuamente
- Encuestas: Como selector de fechas para los horarios de los ensayos
- Documentos: Para consultar los estatutos, reglamentos y otros documentos importantes
- Módulo de contacto y lugar de celebración: con información sobre lugares de ensayo
- Módulo de tareas: actualmente en fase de prueba, para tareas voluntarias
Utilizas intensivamente el módulo de tareas.
Cierto. Como coro, nosotros mismos hacemos todo lo relacionado con la preparación de los conciertos: iluminación, sonido, catering, montaje. Los miembros pueden apuntarse a tareas a través de la aplicación. Esto nos permite hacerles llegar rápidamente las peticiones de ayuda. Aún tenemos algunos deseos de mejorar este módulo, pero la base es prometedora.
¿Quién utiliza la aplicación?
Todos los miembros del coro utilizan la aplicación.
¿Cómo mantienes la relevancia de la aplicación?
Toda la información que necesitas para ser un miembro activo está en la aplicación. Mi consejo para otros administradores: Asegúrate de que la información no puede encontrarse en ningún otro sitio. Entonces la aplicación seguirá siendo relevante automáticamente.
¿Qué te parece su uso hasta ahora?
Excelente. Especialmente el hecho de que los nuevos miembros puedan volver a leer todo es una gran ventaja sobre WhatsApp.
¿Qué te ha aportado la aplicación?
La aplicación es el lugar central para toda la comunicación, información y experiencias. Los miembros pueden encontrarse fácilmente y utilizar activamente la aplicación. Es una plataforma segura y cómoda que refuerza la interconexión.
¿Cuál te parece la función más útil?
Sin duda, los grupos. De este modo, la comunicación es más fluida y los documentos se conservan. Por ejemplo, el comité de Luz y Sonido hace vídeos instructivos para tareas técnicas; los ponemos en la aplicación para que otros puedan volver a verlos fácilmente.
Además, eventos indispensable. En él puedes poner mucha información: textos, documentos, horarios, lugares… todo cómodamente en un solo sitio. Todos los miembros del coro saben que allí pueden encontrar toda la información actualizada.
¿Qué funciones echas en falta todavía?
La aplicación ya está muy completa. Si pudiera añadir algo, sería una opción para enlazar, por ejemplo, las actas de la reunión anual mediante un enlace en el módulo de documentos, así como una mediateca para reutilizar fácilmente imágenes y archivos.
