Controlar el caos en la asociación: un ejemplo ficticio
Imaginemos un club deportivo: el ficticio «SC Blue-White«. Aquí es donde se reúnen los formadores, la junta directiva, los miembros jóvenes, los padres y los voluntarios comprometidos. Cada uno tiene sus propias tareas y necesidades de información. Ya durante la formación del martes por la mañana, te das cuenta: sin una buena organización, las cosas se vuelven rápidamente caóticas. ¿Quién viene hoy al entrenamiento? ¿Qué niños están apuntados al torneo del fin de semana? ¿Quién ha pagado ya la cuota de afiliación?
Todo funciona a través de una mezcla de grupos de WhatsApp, correos electrónicos, notas sueltas y acuerdos verbales ocasionales. No es de extrañar que se olviden citas, desaparezcan fotos en distintos teléfonos y se pierda información importante.
Pero entonces la madre de Leon presenta la sociedad Socie, y de repente todo cambia.
La comunidad – totalmente adaptada a la asociación
Socie es una aplicación que permite a los clubes deportivos organizar a sus socios, equipos y actividades en un lugar centralizado: desde programas de entrenamiento y eventos hasta comunicación interna y álbumes de fotos, manteniendo a todos conectados, comprometidos e informados en todo momento. Incluso es posible que AllUnited se encargue de la administración de los socios.
En primer lugar, los administradores de «SC Blue-White» están creando su propia comunidad en la aplicación. Como su nombre indica, los colores de la aplicación serán azul y blanco. Además, la comunidad sólo recibe los módulos realmente necesarios, como grupos interactivos, calendarios, encuestas y álbumes de fotos. Como resultado, los miembros de la asociación se reconocen inmediatamente en la app. Ningún miembro tiene que pelearse con menús desordenados: todo parece «nuestra asociación».
Dentro de la comunidad, se pueden crear subgrupos: los equipos juveniles, los entrenadores, los padres, la junta directiva… e incluso grupos especiales para eventos especiales. Esto proporciona a todos una visión instantánea de quién pertenece a cada grupo.
Ejemplo:
Los entrenadores de juveniles crean su propio grupo en el que comparten horarios de entrenamiento e información sobre partidos. Los padres de los sub12 tendrán su propio grupo en el que podrán concertar citas para compartir coche.
Comunicación que funciona
Ejemplo:
El entrenador Max envía un mensaje por la mañana: «¿Quién viene hoy al entrenamiento?». Los padres responden inmediatamente en el grupo. Algunos publican fotos del partido anterior. Un guante olvidado es rápidamente reconocido y devuelto.
Además, se pueden hacer encuestas: ¿Quién jugará en el torneo del sábado? ¿Quién puede llevar a un niño al polideportivo? Se pueden enviar recordatorios automáticamente para que nadie se olvide de votar. Esto ahorra tiempo y estrés a la asociación.
Visión general permanente de los acontecimientos
El caos de las agendas es cosa del pasado. Entrenamientos, partidos, torneos, fiestas del club… todo puede visualizarse claramente en Socie. Los eventos pueden asignarse a grupos específicos o a toda la comunidad.
Ejemplo:
Un cambio improvisado el día del partido: la entrenadora Lisa tiene que reprogramar el partido media hora. Con Socie, envía fácilmente una notificación push a todos los jugadores y padres implicados. Todos ven la nueva hora inmediatamente en sus teléfonos.
Entrenamientos, partidos, torneos, fiestas del club… en la vida diaria del club se juntan muchas cosas. En el proceso, la información puede perderse fácilmente o las citas pueden pasarse por alto. Con Socie, este caos es cosa del pasado.
El módulo «Eventos» recoge todas las citas de la asociación de forma centralizada. Los miembros ven de un vistazo lo que está previsto para su equipo, ya sea la próxima sesión de entrenamiento, un partido importante o la gran fiesta de verano. Cada evento contiene toda la información relevante: hora, lugar, persona de contacto y una breve descripción.
Especialmente práctico: los miembros sólo ven las citas relevantes para su propio grupo. Así, los jugadores del primer equipo no reciben notificaciones sobre el entrenamiento de los juveniles, y los padres sólo ven las citas de sus propios hijos. Esto proporciona una visión de conjunto y evita confusiones innecesarias.
Ejemplo:
La entrenadora Lisa tiene que cambiar media hora el partido de fin de semana de su equipo. Eso solía significar innumerables llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de WhatsApp, y aun así los cambios no llegaban a todos a tiempo.
Con Socie, es mucho más fácil: abre la cita existente, ajusta la hora y guarda. Inmediatamente, todos los jugadores y padres reciben una notificación push, y la cita se actualiza automáticamente en su calendario personal.
La aplicación: móvil y práctica
Una gran ventaja de Socie es que la aplicación es móvil y flexible. Los afiliados no necesitan utilizar un ordenador para ver las citas, noticias o mensajes importantes: todo está directamente en su smartphone. Los que sí tienen ordenador pueden conectarse a Socie a través del navegador web. Esto permite a todos acceder a la comunidad desde cualquier lugar: antes del entrenamiento, de camino al club o incluso desde el vestuario. Los que lo deseen también pueden ver el contenido a través de la página web: el uso es totalmente flexible, tanto para móviles como para ordenadores de sobremesa.
Esto ahorra tiempo, evita malentendidos y garantiza que todo el mundo esté siempre al día.
Ejemplo:
Jonas, el entrenador de juveniles, actualiza el programa de entrenamiento justo antes de la sesión. Todos los jugadores y padres ven el cambio inmediatamente en sus smartphones: sin malentendidos, sin sesiones de entrenamiento perdidas.
Comunicarse de forma segura y confidencial
Otra ventaja clave de Socie es que la aplicación es compatible con AVG y se toma en serio la privacidad de los miembros. Todos los datos -desde la información del perfil hasta los mensajes y las fotos- se almacenan de forma segura y sólo pueden acceder a ellos las personas a las que realmente se les permite el acceso.
Como asociación, puedes establecer exactamente qué información es visible para qué grupos. De este modo, los datos privados permanecen protegidos, la información confidencial de gestión permanece en el interior y los miembros pueden confiar en que sus datos están seguros.
Ejemplo:
Si la junta directiva quiere compartir notas internas sobre planes de formación o cuotas de socios, éstas sólo pueden ser visibles para el equipo de la junta, mientras que los demás miembros sólo ven la información relevante para ellos. Esto mantiene protegidos los datos sensibles, sin afectar a la comunicación dentro de la asociación.
Socie como medio social
Una sociedad vive de su comunidad. Socie fomenta exactamente eso: los miembros pueden compartir fotos, publicar comentarios y hablar de eventos. Esto crea un mayor sentimiento de pertenencia.
Ejemplo:
Tras el torneo final, los espectadores suben sus fotos al álbum conjunto. Padres y jugadores comentan los mejores momentos, se ríen de situaciones divertidas y celebran juntos los éxitos. Incluso los cumpleaños o aniversarios del club se viven digitalmente de esta forma: como si siempre hubieras estado allí.
Financiar proyectos juntos – crowdfunding directamente en la app
Muchos clubes se enfrentan al reto de recaudar dinero para proyectos especiales, nuevos equipos o salidas de equipo. Socie lo hace más fácil: el módulo de crowdfunding permite a los socios establecer campañas de recaudación de fondos específicas que se muestran directamente en la aplicación.
Todos pueden ver de un vistazo para qué se recauda el dinero, cuánto se ha donado ya y cuánto se necesita todavía. Los miembros pueden donar fácilmente a través de la aplicación y también invitar a amigos, familiares o patrocinadores a contribuir.
Ejemplo:
El equipo juvenil del SC Blauw-White quiere comprar nuevas equipaciones. Se lanza una campaña de crowdfunding a través de Socie, todos los miembros reciben una notificación, ven el progreso en tiempo real y pueden contribuir directamente a través de su smartphone. Esto hace que las donaciones sean transparentes, motivadoras y, sobre todo, fácilmente accesibles para todos, sin largas transferencias bancarias ni listas en papel.
Socie transforma una red inconexa de grupos de WhatsApp, notas y acuerdos verbales en una comunidad clara y bien organizada. Citas, comunicación, fotos, encuestas… todo en el mismo sitio. «SC Blue-White» es un ejemplo ficticio, pero las ventajas se aplican a cualquier asociación. Más visión de conjunto, más interacción, más comunidad… y por fin un control del caos.
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