Cuando el trabajo diario se convierte en un caos comunicativo
Lunes por la mañana en el servicio de asistencia de Sonnenschein: la dirección del equipo cambia el horario con poca antelación. Anna tiene que sustituir al Sr. Müller porque su colega Tim está enfermo. Al mismo tiempo, el turno de Sara en casa de la Sra. Becker se reprograma debido a una urgencia.
Normalmente, esto se hace a través de varios canales: un mensaje de WhatsApp, una breve llamada telefónica, una nota en la sala del café. Pero Ana sólo ve el mensaje cuando ya está con el paciente equivocado, Sara recibe la información demasiado tarde y algunos compañeros no se enteran en absoluto de los cambios.
El resultado: turnos dobles, citas perdidas, personal estresado y clientes olvidados. La dirección llama desde primera hora de la mañana hasta última hora de la noche para resolver malentendidos, y los pacientes tienen que esperar más de lo necesario.
¿Te suena familiar? En muchas empresas con empleados sin un lugar de trabajo fijo -ya sea en organizaciones sanitarias, artesanales o sociales- la comunicación suele ser un reto.
Aquí es donde Socie ofrece la solución.
Un lugar central para todo: el centro de tu equipo digital
Con Socie, el trabajo diario de tu equipo es mucho más manejable. Socie es una aplicación que permite a los equipos organizar a sus miembros, servicios y actividades en un lugar central: desde listas y eventos hasta comunicación interna y álbumes de fotos. De este modo, todo el equipo permanece siempre conectado, informado e implicado.
En lugar de llevar el control de varios canales a la vez, todo se reúne en un solo lugar. Se pueden crear fácilmente subgrupos, por ejemplo, para el equipo de turnos de mañana y tarde, limpieza o transporte.
De este modo, cada miembro del equipo sabe inmediatamente qué información es relevante. ¿Un nuevo horario? ¿Un recordatorio para la reunión del equipo? ¿Un cambio de última hora en el plan de ruta? Todo aparece directamente en la aplicación, claro y actualizado.
Lo mejor de todo es que Socie es totalmente compatible con AVG y ofrece a cada miembro una configuración de privacidad individual. Esto mantiene la comunicación interna no sólo eficiente, sino también segura.
¿Cambios de horario? ¡Ya no hay problema!
Con Socie, la información sobre listas, rutas o tareas puede compartirse fácilmente a través del módulo «Eventos». Si alguien se da de baja, la dirección puede introducir un cambio de turno inmediatamente, y todos los empleados afectados recibirán automáticamente una notificación push.
Ejemplo: La gestión de cuidados introduce la nueva ruta de Anna en el calendario. Segundos después, Anna recibe un recordatorio en su smartphone: «Cambio de ruta – comprueba la nueva ruta». Sin esperas ni suposiciones.
También se pueden establecer recordatorios automáticos. Por ejemplo, los empleados reciben con un día de antelación una reunión de formación o de equipo, y ya no se pierden citas importantes.
Además, se pueden compartir documentos, listas de comprobación o fotos directamente en la aplicación. Si un miembro del equipo quiere hacer preguntas o proporcionar información, puede hacerlo a través de la función de chat, todo dentro de la misma app. Las encuestas o votaciones, por ejemplo sobre listas o comentarios sobre procesos, se responden directamente en la aplicación y los resultados son visibles de inmediato para los responsables.
Así es como funciona la colaboración en tiempo real: la información ya no desaparece en interminables grupos de WhatsApp o montones de papel, y cada miembro del equipo tiene siempre a mano el contenido relevante, sobre la marcha con su smartphone o en el lugar de trabajo a través de su navegador web.
Todo de un vistazo: citas, servicios y más
El módulo Agenda proporciona estructura para el trabajo diario. Aquí se muestran claramente todas las citas, desde turnos a reuniones, eventos o vacaciones. Los empleados pueden confirmar la asistencia, cancelarla o añadir comentarios directamente en la aplicación.
Ejemplo: El servicio de asistencia programa una jornada de formación interna. Todos los miembros del equipo ven la cita directamente en el calendario y pueden confirmar su participación con un solo clic. Si cambia la hora o el lugar, aparece automáticamente una notificación push en el smartphone, sin caos de correo electrónico.
Además, las citas pueden asignarse a grupos específicos o a toda la comunidad. De este modo, cada departamento recibe exactamente la información relevante para él y no se sobrecarga a otros equipos con detalles innecesarios.
Los empleados también pueden activar recordatorios, por ejemplo para reuniones periódicas de equipo o plazos importantes. Socie los envía automáticamente, para que nadie se olvide de nada, algo especialmente útil para los equipos que trabajan en movimiento y no disponen de un puesto de trabajo fijo.
Además, se pueden añadir notas o archivos adjuntos directamente a las citas. Así, un programa de formación, un guión para un evento o un documento importante están disponibles al instante para todos. Cualquier miembro del equipo puede ver los archivos, publicar comentarios o hacer preguntas directamente en la aplicación: la comunicación es rápida y centralizada, sin utilizar múltiples canales.
Ubicaciones de un vistazo – para equipos y servicios de campo
Para las empresas, hospitales o servicios asistenciales que trabajan en distintos lugares o con clientes in situ, la función Mapas de Socie es especialmente útil. En ella se pueden almacenar de forma centralizada todas las ubicaciones relevantes, desde la sede central hasta las sucursales y las direcciones de pacientes o clientes. De este modo, los empleados siempre tienen una visión general de todas las ubicaciones importantes directamente en la aplicación.
Ejemplo: El equipo asistencial tiene que visitar a varios clientes ese día. Con la función Mapas, el personal ve todas las direcciones de un vistazo y puede decidir rápidamente adónde ir a continuación.
También se pueden añadir ubicaciones internas: un hospital o una empresa con varios edificios puede poner las direcciones en la aplicación, para que los nuevos empleados o compañeros que cambien de ubicación sepan inmediatamente dónde ir.
Además, se pueden añadir comentarios o instrucciones importantes a cada lugar: por ejemplo, información sobre aparcamiento, contactos o instrucciones de acceso. Así, la app reduce los malentendidos y ahorra tiempo a la hora de coordinar y ejecutar servicios o citas.
Más estructura, menos estrés
Con Socie, mantienes una visión de conjunto, incluso sin escritorio. Las agendas, citas y mensajes se agrupan de forma centralizada y todos los miembros del equipo están siempre informados.
Esto significa menos estrés, menos malentendidos y más tiempo para lo que realmente importa: un buen trabajo, empleados satisfechos y un fuerte espíritu de equipo.
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